La lettera di vettura è un documento di carattere legale e dichiarativo che dimostra l’esistenza di un contratto di trasporto tra due aziende.
La lettera di vettura serve anche a informare sui termini dell’accordo tra queste aziende e assegna i diritti sulle merci trasportate.
È quindi obbligatorio formalizzare l’uso della lettera di vettura ogni volta che si conclude un contratto di trasporto. Ad esempio, se la merce deve essere spedita in un unico viaggio, sarà sufficiente una sola lettera di vettura, ma se deve essere spedita in più giorni diversi o su più veicoli contemporaneamente, sarà necessaria una lettera di vettura debitamente timbrata e compilata per ogni veicolo e/o trasporto.
Le autorità possono richiedere questa documentazione in occasione di qualsiasi controllo in rotta o ispezione di routine.
Chi fa la lettera di vettura?
Di seguito, vi indichiamo chi sono i responsabili di compilare questi documenti prima del viaggio:
- Vettore effettivo: la persona autorizzata a effettuare il viaggio, sia essa una persona fisica o giuridica, per effettuare il trasporto della merce.
- Mittente contrattuale: persona che contatta il vettore effettivo, sia che il mittente effettivo sia un operatore logistico, ecc. …. cioè qualsiasi persona, fisica o giuridica, che è un intermediario ed è parte del contratto del servizio.
Quando non è necessaria una lettera di vettura?
La lettera di vettura non è necessaria per i traslochi, i servizi di consegna pacchi o il trasporto di veicoli danneggiati o incidenti.
Qual è il contenuto?
Il contenuto di una lettera di vettura è il seguente:
- Data e luogo di emissione
- Nome e cognome, NIF/CIF, indirizzo… (Dati del mittente)
- Nome completo, NIF/CIF, indirizzo… (Dati del vettore)
- Luogo e data di ricevimento della merce da parte del vettore
- Luogo e data di ricevimento della merce a destinazione
- Nome, indirizzo e dati del destinatario
- Specifiche della merce (confezioni, identificazione…)
- Nel caso di merci pericolose, l’identificazione del codice per le merci pericolose
- Quantità di merce da spedire, identificata per peso (kg)
- Targhe dei veicoli coinvolti nel viaggio
- Tipi di imballaggi contenuti nella spedizione
- Prezzo del trasporto
- Indicare se il prezzo del trasporto è pagato dal mittente o dal destinatario.
- Dichiarazione del valore delle merci
- Istruzioni per l’espletamento delle formalità amministrative relative alle merci trasportate
Quante copie della lettera di vettura ci devono essere?
La lettera di vettura deve essere utilizzata con tre originali, da consegnare come segue:
- Prima copia: da conservare da parte dello spedizioniere.
- Seconda copia: viaggerà sempre con la merce.
- Terza copia: da conservare da parte del vettore.
Il destinatario può richiedere che la copia che viaggia con la merce gli venga restituita come assicurazione dell’avvenuta consegna della merce.
La firma della lettera di vettura può essere valida anche con mezzi meccanici, purché l’identità del firmatario sia provata da un timbro o da un sigillo.
Una volta firmato, si darà fine a quanto concordato e al suo contenuto, nonché alla ricezione delle merci.
Se entrambe le parti sono d’accordo, la lettera di vettura può essere emessa elettronicamente in conformità con la legislazione vigente.
Lettera di vettura elettronica
La lettera di vettura elettronica è un record elettronico contenente gli stessi dati della lettera di vettura tradizionale.
La procedura utilizzata per la produzione di questo documento deve garantire la sua integrità in termini di istruzioni fornite al momento della sua produzione.
Per poter documentare in tutto o in parte per via elettronica, devono rispettare le seguenti regole:
- Metodo di preparazione e referenza.
- Garanzie di mantenimento dell’integrità.
- Come dimostrare di essere il titolare dei diritti derivanti dalla lettera.
- Forma in cui verrà accertata l’effettiva consegna al destinatario.
- Procedure che possono essere modificate nel loro contenuto.
- Possibilità di sostituire questo documento elettronico con un altro mezzo.
Cosa dovrebbe contenere?
La lettera di vettura elettronica deve contenere tutti gli aspetti sopra menzionati per qualsiasi documento di questo tipo.
La morale di queste istruzioni deve essere sempre seguita fin dalla loro stesura, in modo che tutti gli standard siano rispettati e completi.
Un altro aspetto da considerare è che le istruzioni contenute nel documento di trasporto devono essere modificabili o integrabili nei casi previsti nei documenti di trasporto, pertanto, il procedimento da seguire è quello di garantire il mantenimento delle indicazioni principali in ciascun caso.
Vantaggi della lettera di vettura elettronica
Questo documento digitale riduce il tasso di errore e presenta i seguenti vantaggi:
- Versione migliorata del CMR: presenta i vantaggi del CMR tradizionale, ma elimina la documentazione cartacea e la gestione delle spedizioni.
- Riduzione dei costi: I costi di gestione si riducono perché non è necessaria la carta e la spedizione è più rapida e agile.
- Maggiore sicurezza: grazie ai sistemi eCall che chiamano automaticamente i servizi di emergenza in caso di incidente stradale.
- Possibilità di combinazione con altre piattaforme.
Multe previste dalla LOTT
L’omissione di dati essenziali nel documento di controllo costituisce una violazione grave (Sanzione: da 800 a 1.000€)
Infrazioni molto gravi nel trasporto di merci pericolose sono la mancanza di una lettera di vettura che copra tutte le merci trasportate o la registrazione inadeguata di tali merci (ammenda: da 4.000 a 6.000€).
In quest’ultimo caso, se il trasgressore è già stato sanzionato nell’anno solare precedente (12 mesi), l’ammenda sarà di 6.000-8.000 euro.
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