De vrachtbrief is een document met een juridisch en declaratoir karakter waaruit het bestaan van een vervoersovereenkomst tussen twee ondernemingen blijkt.
De vrachtbrief dient ook om de voorwaarden van de overeenkomst tussen deze maatschappijen mee te delen en draagt de rechten op de vervoerde goederen over.
Het gebruik van de vrachtbrief moet dus bij elke vervoersovereenkomst worden geformaliseerd. Als de goederen bijvoorbeeld in één keer worden verzonden, is er slechts één vrachtbrief, maar als de goederen op verschillende dagen of in verschillende voertuigen tegelijk worden verzonden, is voor elk voertuig en/of vervoer een naar behoren afgestempelde en ingevulde vrachtbrief vereist.
De autoriteiten kunnen deze documentatie verlangen bij elke controle onderweg of routine-inspectie.
Wie maakt de vrachtbrief?
Hieronder staat wie verantwoordelijk is voor het opstellen van deze vrachtbrieven vóór de reis:
- Feitelijke vervoerder: De persoon die gemachtigd is om het vervoer van de goederen uit te voeren, hetzij een natuurlijke persoon, hetzij een rechtspersoon.
- Contractuele verlader: Persoon die contact opneemt met de feitelijke vervoerder, of de feitelijke verlader nu een logistiek operator is, enz. …. d.w.z. elke persoon, natuurlijke of rechtspersoon, die als tussenpersoon optreedt en partij is bij het contracteren van de dienst.
Wanneer is een vrachtbrief niet nodig?
De vrachtbrief is niet vereist voor verhuizingen, pakketdiensten of vervoer van beschadigde voertuigen of ongevallen.
Wat staat erin?
De inhoud van een vrachtbrief is als volgt:
- Datum van afgifte en plaats
- Volledige naam, NIF/CIF, adres… (gegevens van de afzender)
- Volledige naam, NIF/CIF, adres… (gegevens van de vervoerder)
- Plaats en datum van ontvangst van de goederen door de vervoerder
- Plaats en datum van ontvangst van de goederen op de plaats van bestemming
- Naam, adres en gegevens van de geadresseerde
- Specificatie van de goederen (verpakkingen, identificatie…)
- In het geval van gevaarlijke goederen, identificatie van de code voor gevaarlijke goederen
- Hoeveelheid te verzenden goederen, aangeduid met gewicht (kg)
- Nummerplaten van de bij de rit betrokken voertuigen
- Soorten verpakkingen in de zending
- Prijs van het vervoer
- Geef aan of de vervoersprijs wordt betaald door de afzender of de geadresseerde.
- Aangifte van de waarde van de goederen
- Instructies voor het vervullen van de administratieve formaliteiten met betrekking tot de vervoerde goederen
Hoeveel exemplaren van de vrachtbrief moeten er zijn?
Voor de vrachtbrief moeten drie originelen worden gebruikt:
- Eerste exemplaar: te bewaren door de verzender
- Tweede exemplaar: reist te allen tijde met de goederen mee.
- Derde exemplaar: wordt door de vervoerder bewaard.
De geadresseerde kan eisen dat het met de goederen meereizende exemplaar hem wordt teruggegeven als bewijs dat de goederen zijn afgeleverd.
De ondertekening van de vrachtbrief kan met mechanische middelen geschieden, mits de identiteit van de ondertekenaar blijkt uit een stempel of een zegel.
Wanneer het is ondertekend, vormt het de afronding van de overeenkomst en de inhoud ervan, evenals de ontvangst van de goederen.
Indien beide partijen ermee instemmen, kan de vrachtbrief overeenkomstig de huidige wetgeving elektronisch worden afgegeven.
Elektronische vrachtbrief
De elektronische vrachtbrief is een elektronische registratie die dezelfde gegevens bevat als de traditionele vrachtbrief.
De procedure voor de opstelling van dit document moet de integriteit ervan waarborgen in termen van de bij de opstelling gegeven instructies.
Om geheel of gedeeltelijk elektronisch te kunnen documenteren, moeten zij aan de volgende regels voldoen:
- Methode van voorbereiding en verwijzing.
- Garanties voor het behoud van de integriteit.
- Hoe kunt u bewijzen dat u de houder bent van de rechten die uit de brief voortvloeien?
- De wijze waarop de feitelijke aflevering aan de geadresseerde zal worden bevestigd.
- Procedures waarvan de inhoud kan worden gewijzigd.
- Mogelijkheid om dit elektronische document op een andere manier te vervangen.
Wat moet het bevatten?
De elektronische vrachtbrief moet alle bovengenoemde aspecten van een dergelijk document bevatten.
De moraal van deze instructies moet altijd worden gevolgd vanaf het moment dat ze worden opgesteld, zodat alle normen worden nageleefd en volledig zijn.
Een ander aspect is dat de instructies in de vrachtbrief moeten kunnen worden gewijzigd of aangevuld met de voorwaarden van de vrachtbrieven, zodat de te volgen procedure er een is om ervoor te zorgen dat de belangrijkste aanwijzingen in elk geval behouden blijven.
Voordelen van de elektronische vrachtbrief
Dit digitale document vermindert het foutenpercentage en heeft de volgende voordelen:
- Verbeterde versie van de CMR: Deze heeft de voordelen van de conventionele CMR, maar het papierwerk en het verzendingsbeheer vallen weg.
- Lagere kosten: De verwerkingskosten worden verlaagd omdat er geen papier nodig is en de verzending sneller en soepeler verloopt.
- Meer veiligheid: Dankzij eCall-systemen die bij een verkeersongeval automatisch de hulpdiensten bellen.
- Mogelijkheid tot combinatie met andere platforms.
Boetes in de LOTT
Het ontbreken van essentiële gegevens in het controle-document wordt beschouwd als een ernstige overtreding (Boete: € 800 tot € 1.000)
Zeer ernstige inbreuken bij het vervoer van gevaarlijke goederen zijn het niet bij zich hebben van een vrachtbrief voor alle vervoerde goederen of het onvoldoende registreren van deze goederen (boete: 4 000 tot 6 000 euro).
In het laatste geval, als de overtreder in het voorgaande kalenderjaar (12 maanden) al eerder een sanctie opgelegd heeft gekregen, bedraagt de boete 6.000 tot 8.000 euro.
Bereken uw begroting
