A guia de remessa é um documento com carácter legal e declarativo que mostra a existência de um contrato de transporte entre duas empresas.
A guia de remessa serve também para informar das condições em que o acordo entre estas empresas teve lugar e atribui os direitos às mercadorias transportadas.
É portanto obrigatório formalizar a utilização da guia de remessa cada vez que um contrato de transporte é celebrado. Por exemplo, se as mercadorias tiverem de ser enviadas numa única viagem, haverá apenas uma guia de remessa, mas se tiverem de ser enviadas em vários dias diferentes ou em vários veículos ao mesmo tempo, será necessária uma guia de remessa devidamente carimbada e preenchida para cada veículo e/ou transporte.
As Autoridades podem exigir esta documentação em qualquer verificação de rota ou inspecção de rotina.
Quem faz a declaração de expedição?
A seguir, indicamos quem é responsável por emitir esses documentos antes da viagem:
- Transportador efectivo: A pessoa autorizada a efectuar a viagem, quer seja uma pessoa singular ou colectiva, para efectuar o transporte das mercadorias.
- Transportador contratual: Pessoa que contacta o transportador real, quer o transportador real seja um operador logístico, etc. …. ou seja, qualquer pessoa, singular ou colectiva, que seja um intermediário e seja parte na contratação do serviço.
Quando é que não é necessária uma guia de remessa?
A guia de remessa não é necessária para mudanças, serviços de encomendas ou transporte de veículos danificados ou acidentes.
Qual é o conteúdo?
O conteúdo de uma guia de remessa é o seguinte:
- Data de emissão e local
- Nome completo, NIF/CIF, endereço… (Dados do remetente)
- Nome completo, NIF/CIF, endereço… (Dados do transportador)
- Local e data de recepção das mercadorias pelo transportador
- Local e data de recepção das mercadorias no destino
- Nome, morada e dados do destinatário
- Especificação das mercadorias (embalagens, identificação…)
- No caso de mercadorias perigosas, identificação do código para mercadorias perigosas
- Quantidade de mercadorias a expedir, identificada por peso (kg)
- Número de matrículas dos veículos envolvidos na viagem
- Tipos de embalagens embaladas na consignação
- Preço do transporte
- Indicar se o preço do transporte é pago pelo expedidor ou pelo destinatário.
- Declaração do valor dos bens
- Instruções para o cumprimento das formalidades administrativas em relação aos bens transportados
Quantos exemplares da guia de remessa devem existir?
A guia de remessa deve ser utilizada com três originais, a serem entregues da seguinte forma:
- Primeira cópia: Para ser guardada pelo expedidor
- Segundo exemplar: viajará com a mercadoria em todas as ocasiões.
- Terceira cópia: A ser retida pelo transportador.
O destinatário pode exigir que a cópia que viaja com os bens lhe seja devolvida como seguro de que os bens lhe foram entregues.
A assinatura da guia de remessa pode ser válida por meios mecânicos, desde que a identidade do signatário seja provada por um carimbo ou selo.
Ao ser assinado, o documento concluirá o acordo estabelecido e o conteúdo do mesmo, bem como o recebimento das mercadorias.
Se ambas as partes concordarem, a guia de remessa pode ser emitida electronicamente de acordo com a legislação em vigor.
Nota de consignação electrónica
A guia de remessa electrónica é um registo electrónico de dados contendo os mesmos dados que a guia de remessa tradicional.
O procedimento utilizado para produzir este documento deve assegurar a sua integridade em termos das instruções dadas no momento da sua produção.
A fim de poderem documentar total ou parcialmente por via electrónica, devem cumprir as seguintes regras:
- Método de preparação e encaminhamento.
- Garantias de manutenção da integridade.
- Como provar que é o titular dos direitos decorrentes da carta.
- A forma como será estabelecida para corroborar a entrega efectiva ao destinatário.
- Procedimentos que podem ser modificados no seu conteúdo.
- Possibilidade de substituir este documento electrónico por outro meio.
O que deve conter?
A guia de remessa electrónica deve conter todos os aspectos acima mencionados para qualquer documento deste tipo.
A moralidade destas instruções deve ser sempre seguida desde o momento da sua elaboração, de modo a que todas as regras sejam seguidas e estejam completas.
Outro aspecto importante é que as instruções no conhecimento de carga podem ser modificadas ou complementadas de acordo com as disposições do próprio conhecimento de carga, garantindo assim a manutenção das informações essenciais em cada caso.
Vantagens da guia de remessa electrónica
Este documento digital reduz a taxa de erro e, portanto, tem as seguintes vantagens:
- Versão melhorada do CMR: Tem as vantagens do CMR convencional, mas elimina a papelada e a gestão da expedição.
- Redução de custos: Os custos de manuseamento são reduzidos uma vez que não é necessário papel e a expedição é mais rápida e ágil.
- Maior segurança: Graças aos sistemas eCall que chamam automaticamente os serviços de emergência em caso de acidente de viação.
- Possibilidade de combinação com outras plataformas.
Multas previstas no LOTT
A falta de informações essenciais no documento de controle constitui uma infração grave (Multa: de 800 a 1.000€).
Infracções muito graves no transporte de mercadorias perigosas não são acompanhadas de uma guia de remessa que cubra todas as mercadorias transportadas ou que registe inadequadamente estas mercadorias (Multa: 4.000 a 6.000 euros).
No caso deste último, se o infractor já tiver sido sancionado anteriormente no ano civil anterior (12 meses), a multa será de 6.000 a 8.000 euros.
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