La lettre de voiture est un document à caractère légal et déclaratif qui démontre l’existence d’un contrat de transport entre deux entreprises.
La lettre de voiture sert également à informer des conditions dans lesquelles l’accord entre ces entreprises a eu lieu et cède les droits sur les marchandises transportées.
Il est donc obligatoire de formaliser l’utilisation de la lettre de voiture à chaque fois qu’un contrat de transport est conclu. Par exemple, si les marchandises sont expédiées en un seul voyage, il n’y aura qu’une seule lettre de voiture, mais si elles sont expédiées en plusieurs jours différents ou dans plusieurs véhicules en même temps, une lettre de voiture dûment affranchie et complétée sera exigée pour chaque véhicule et/ou transport.
Les autorités peuvent exiger ces documents lors d’un contrôle en cours de route ou d’une inspection de routine.
Qui établit la lettre de voiture ?
Ensuite, nous vous indiquons qui est responsable de rédiger ces lettres avant le voyage:
- Transporteur effectif : La personne autorisée à effectuer le voyage, qu’il s’agisse d’une personne physique ou morale, pour effectuer le transport des marchandises.
- Chargeur contractuel : personne qui contacte le transporteur effectif, que le chargeur effectif soit un opérateur logistique, etc. …. c’est-à-dire toute personne, physique ou morale, qui est un intermédiaire et qui est partie au contrat de service.
Quand une lettre de voiture n’est-elle pas nécessaire ?
La lettre de voiture n’est pas nécessaire pour les déménagements, les services de colis ou le transport de véhicules endommagés ou accidentés.
Quel est le contenu?
Le contenu d’une lettre de voiture est le suivant :
- Date de délivrance et lieu
- Nom complet, NIF/CIF, adresse… (coordonnées de l’expéditeur)
- Nom complet, NIF/CIF, adresse… (données du transporteur)
- Lieu et date de réception des marchandises par le transporteur
- Lieu et date de réception des marchandises à destination
- Nom, adresse et coordonnées du destinataire
- Spécification des marchandises (emballages, identification…)
- Dans le cas de marchandises dangereuses, identification du code pour les marchandises dangereuses
- Quantité de marchandises à expédier, identifiée par le poids (kg)
- Plaques d’immatriculation des véhicules impliqués dans le voyage
- Types d’emballages contenus dans l’envoi
- Prix du transport
- Indiquer si le prix du transport est payé par le chargeur ou le destinataire.
- Déclaration de la valeur des marchandises
- Instructions pour l’accomplissement des formalités administratives relatives aux marchandises transportées
Combien d’exemplaires de la lettre de voiture faut-il prévoir ?
La lettre de voiture doit être utilisée avec trois originaux, à remettre comme suit :
- Premier exemplaire : à conserver par l’expéditeur
- Deuxième exemplaire : il voyage en permanence avec les marchandises.
- Troisième exemplaire : à conserver par le transporteur.
Le destinataire peut exiger que l’exemplaire voyageant avec les marchandises lui soit restitué en tant qu’assurance de la livraison des marchandises.
La signature de la lettre de voiture peut être valable par des moyens mécaniques à condition que l’identité du signataire soit prouvée par un cachet ou un sceau.
Une fois signée, elle conclut ce qui a été convenu et son contenu, ainsi que la réception des marchandises.
Si les deux parties sont d’accord, la lettre de voiture peut être émise par voie électronique, conformément à la législation en vigueur.
Lettre de voiture électronique
La lettre de voiture électronique est un document électronique contenant les mêmes données que la lettre de voiture traditionnelle.
La procédure utilisée pour produire ce document doit garantir son intégrité par rapport aux instructions données lors de sa production.
Pour pouvoir documenter en tout ou en partie par voie électronique, ils doivent respecter les règles suivantes :
- Méthode de préparation et d’orientation.
- Garanties de maintien de l’intégrité.
- Comment prouver que vous êtes le titulaire des droits découlant de la lettre.
- La manière dont il sera établi pour corroborer la remise effective au destinataire.
- Procédures dont le contenu peut être modifié.
- Possibilité de remplacer ce document électronique par un autre moyen.
Que doit-elle contenir?
La lettre de voiture électronique doit contenir tous les aspects mentionnés ci-dessus pour tout document de ce type.
La moralité de ces instructions doit toujours être respectée dès leur rédaction afin que toutes les règles soient suivies et complètes.
Un autre aspect important est que les instructions de la lettre doivent pouvoir être modifiées ou complétées en fonction des circonstances des lettres de transport, de manière à garantir le maintien des indications principales dans chaque cas.
Avantages de la lettre de voiture électronique
Ce document numérique réduit le taux d’erreur et présente donc les avantages suivants :
- Version améliorée de la CMR : elle présente les avantages de la CMR classique, mais élimine la paperasserie et la gestion des expéditions.
- Réduction des coûts : Les coûts de traitement sont réduits car aucun papier n’est nécessaire et l’expédition est plus rapide et plus souple.
- Sécurité accrue : grâce aux systèmes eCall qui appellent automatiquement les services d’urgence en cas d’accident de la circulation.
- Possibilité de combinaison avec d’autres plateformes.
Amendes prévues par le LOTT
L’omission d’informations essentielles dans le document de contrôle constitue une infraction grave (amende : 800 à 1 000 €).
Des infractions très graves en matière de transport de marchandises dangereuses sont l’absence de lettre de voiture couvrant toutes les marchandises transportées ou l’enregistrement insuffisant de ces marchandises (amende : 4 000 à 6 000 €).
Dans ce dernier cas, si le contrevenant a déjà été sanctionné au cours de l’année civile précédente (12 mois), l’amende sera de 6 000 à 8 000 euros.
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